A sugestão é que se implemente rotina interna para que sejam conferidos todos os documentos fiscais no ato de sua emissão (vendas) e no recebimento de produtos e serviços (compras). Note que, apesar de também não ser permitido o cancelamento indiscriminado de documentos fiscais, é preferível proceder desta forma, indicando detalhadamente o motivo do cancelamento e mantendo arquivo adequado de todas as vias das notas fiscais canceladas.

Em todos os regulamentos existem dispositivos prevendo multas por rasura ou incorreção em documento fiscal. Mantenha atualizado o cadastro de CFOP, detalhe muito importante do documento.

Implemente, conforme sugerimos, a emissão automatizada de notas fiscais e introduza meios de conferência para evitar penalidades. Uma boa sugestão é que o CNPJ e Inscrição Estadual sejam permanentemente checados nos sites da Receita Federal e Sintegra.